ZUGFeRD? Elektronische Rechnung!

Was erwartet Sie hier? Wir erklären im nachfolgenden Artikel ZUGFeRD (kurz:digitale Rechnungserstellung und -Verarbeitung), wie es funktioniert, was die Vorteile sind und geben eine Übersicht, welche Agentursoftware ZUGFeRD unterstützt. Zum Schluss geht es kurz um die Abgrenzung zu XRechnung, um die Kosten von ZUGFeRD und Sie erhalten weiterführende Links.

Es ist nicht mehr damit getan, Rechnungen als .pdf zu versenden. Die Rechnungs-Datei sollte am besten der ZUGFeRD Spezifikation 2.0 entsprechen, so dass die komplette Bearbeitung der Rechnung automatisiert erfolgen kann — inklusive Übergabe der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung und Abwicklung der Zahlung. Das gilt sowohl für europäische Ämter und Behörden als auch immer mehr Unternehmen jeder Betriebsgröße.

Was ist ZUGFeRD?

‚ZUGFeRD‘ ist ein Akronym für ‚Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland‘. Dabei handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Datenmodell in der Version 2.0 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.

Wie geht ZUGFeRD? Ein Blick auf die ZUGFeRD-Rechnung

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Rechnungen enthalten Informationen wie Stammdaten des Empfängers, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Währung, Artikel Position, Menge, Einheiten, Preise, Beträge, Steuersätze, Kontoangaben. Diese werden in einem einheitlichen Standard zusammengefasst, strukturiert und in einer herkömmlichen PDF Datei gespeichert. Die Rechnung kann ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet werden ‚wie gewohnt‘

Außerdem lässt sich eine Rechnung im hybriden Datenformat ZUGFeRD auch digital weiter­verarbeiten, also ins System einlesen, korrekt zuordnen, sogar bezahlen, versenden, und revisions­sicher archivieren. Dies passiert in dem erweiterten Rechnungsformat PDF/A -3, einem weit verbreiteten Dateiformat.

Hier befindet sich einerseits das PDF-Dokument, wie wir es kennen; zudem beinhaltet das Dokument eine spezifische XML Struktur. Somit lassen sich Rechnungsnummer, Preise, und die anderen Daten an einer genau bezeichneten Stelle der Datei wiederfinden, daher auch auslesen und elektronisch weiter­verarbeiten. Auf diese Weise kann jede (ERP-) Software, die den ZUGFeRD-Standard unterstützt, die Daten verarbeiten.

Technische Bedingung ist, dass das ERP System von Empfänger und Versender der Rechnung diesen Standard unterstützen.

Was ist das Besondere an ZUGFeRD (außer dem seltsamen Namen)?

Wer Geschäfte mit öffentlichen Stellen innerhalb Deutschlands und Europas macht, kommt nicht drum herum, sich mit diesem Thema zu beschäftigen, denn nach der europäischen Richtlinie 2014/55/EU sind Bundesbehörden dazu verpflichtet, ab 27. November 2019 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Was sind die Vorteile von ZUGFeRD?

  • Kostenersparnis, da kein Porto und geringere Bearbeitungskosten etc. entstehen
  • Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in die Systeme eingespeist und verarbeitet werden
  • Effizienzgewinn durch Automatisierungsvorteil keine manuelle Erfassung
  • Kürzere Bearbeitungszeiten: kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc.
  • Ökologischer Vorteil: 2.000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein Baum!

Ein Beispiel: das Deutsche Patent-und Markenamt (DPMA)

Elektronische Rechnungen im Format XRechnung nimmt das DPMA über die Zentrale Rechnungsplattform des Bundes (ZRE Bund) entgegen. Diese gesetzliche Vorgabe erfüllt die Bundesbehörde also mehrere Monate früher als gefordert. „Im Zuge der neuen rechtlichen Vorschriften haben wir uns dazu entschlossen, der künftigen Entwicklung vorzugreifen und schon jetzt sämtliche Rechnungen elektronisch zu bearbeiten“, erklärte DPMA-Präsidentin Rudloff-Schäffer. (…) „Es freut mich, dass wir nun auch unseren Lieferanten und Dienstleistern einen elektronischen Zugang bieten können“, betonte die DPMA-Präsidentin.
(Presseinformation des Deutschen Patent- und Markenamts vom 01.07.2019)

Öffentliche Verwaltungen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn haben schon komplett auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt bzw. schließen diese Umstellung im Laufe des Jahres 2019 ab.

Welche Agentursoftware kann Rechnungen nach ZUGFeRD verarbeiten?

Eine Stichprobe unter Anbietern von Agentursoftware ergab, dass von 25 Anbietern 10 ZUGFeRD-ready sind, 15 dagegen (noch) nicht. Von denen, die diese Art der digitalen Rechnungsverabeitung (noch) nicht anbieten, bieten viele Schnittstellen zu DATEV und e-banking an, einige „arbeiten dran“ und manche bieten X-Rechnung (ein naher Verwandter von ZUGFeRD) an.

Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis jede Full-Service Agentursoftware Rechnungen im ZUGFeRD-Format selbstverständlich verarbeiten kann.

Übersicht: welche Agentursoftware verarbeitet elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD?

Active Agency JA
Agenturoffice Les JA
Agentursoftwarebiz NEIN
Agentursuite NEIN
ConAktiv NEIN
Crack Projekt NEIN
Das HQ JA
Deals & Projects NEIN
Die Agenturverwaltung NEIN
easyJOB JA
Entry:project JA
Job+ JA
KBMpro JA
Leading Job JA
MOCO NEIN (PDF/A)
PMII NEIN
Poool NEIN
PROAD NEIN
Projectfacts JA
Projektron NEIN (X-Rechnung)
ProSonata JA
QuoJob NEIN
Revolver NEIN
Teambox JA
Troi JA

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.0 und XRechnung?

Beide basieren auf der Norm EN 16931. ZUGFeRD 2.0 /Profil EN 16931 ist identisch mit der XRechnung. Dieses Profil kann deshalb für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden.

ZUGFeRD hat gegenüber XRechnung zwei Vorteile:

  • ZUGFeRD ist ein Hybride und besteht aus einem Bildteil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil. Das pdf-Rechnungsdokument kann daher auch an Rechnungsempfänger ohne automatisierte (Weiter-)Verarbeitung gesandt werden Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat und kann nur von Maschinen gelesen werden.
  • Mit ZUGFeRD können sowohl geringere Rechnungsanforderungen als auch erhöhte Informationsanforderungen an die Rechnung (Profil Extended) realisiert werden. ZUGFeRD optimiert dadurch gezielt den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und bietet auch eine Lösung für kleine oder nicht technikorientierte Unternehmen.

Kosten

Das ZUGFeRD Datenmodell in der Version 2.0 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt LINK zum Download auf ferd.net

LINKS zum Thema

Technik

Forum elektronische Rechnung Deutschland

Rechnungsaustausch.org

Buchhaltung

Belege elektronisch richtig erfassen und aufbewahren (Springer Professional, 30.07.2019)

Umwandlung von Papier-und eMail-Rechnungen in X-Format (eGovernment Computing, 24.07.2019)

Geschäftsleitung

Steuertipp: Fit für die X-Rechnung (Creditreform Magazin, 15.07.2019)

Ineffiziente Verwaltungsabläufe kosten deutsche Wirtschaft 2019 rund 30 Milliarden Euro (WirtschaftsWoche, 09.07.2019)

Elektronische Rechnungen: So gelingt die Einführung (Haufe, 26.06.2019)



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