SEPA-Umstellung in Agenturen und Agentursoftware

Checkliste zur SEPA-Umstellung in Ihrer Agentursoftware

Dieser Beitrag wurde zuerst veröffentlicht auf agentur-wissen.de als Teil 1 einer Artikelserie. Hier lesen Sie eine gekürzte Fassung. Zum Original-Beitrag (3 Teile).

In diesem Artikel geht es darum, was anlässlich der SEPA-Umstellung (vom Jahr 2014) konkret zu tun ist – vor allem in Ihrer Unternehmens- bzw. Agentursoftware.

Beiträge zum Thema „SEPA“, die Ihnen Informationen über die Umstellung an sich, die Hintergründe, die Vorteile im europäischen Zahlungsverkehr etc. liefern, gibt es genug. Die wichtigsten Informationen gibt es bei der Bundesbank und auch die Banken selbst haben die Informationen teils sehr verständlich zusammengestellt: Beispielhaft sei hier die Hypovereinsbank genannt, deren Site zum Thema immer wieder lobend erwähnt wird.

Mehrarbeit durch die Umstellung, mögliche Zahlungsausfälle also Forderungsverluste, ellenlange Kontonummern und seitenweise Kontoauszüge – die Liste der Nachteile ist lang. Vielen erschließt sich nicht wirklich, weshalb dieses Verfahren, das ja im wesentlichen dafür sorgen soll, dass sich die Banken untereinander „verstehen“, nicht so angelegt worden ist, dass ein im Hintergrund agierender Konverter die unterschiedlichen länderspezifischen Leitzahlen korrekt übersetzt. Stattdessen müssen es die Bankkunden umsetzen und sich mit jeder Menge „Nullen“ herumplagen.

SEPA-Umstellung: Maßnahmen-Liste

Durch die Umstellung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs auf die europaweit einheitliche Systematik kommt es zu einigen Veränderungen, die Sie in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs berücksichtigen müssen:

A. Neue Leitzahlen und Kontonummern

Statt Bankleitzahl (BLZ) und Kontonummer gibt es nun IBAN und BIC. Da sich nicht nur die Nummern an sich verändert haben, was entsprechender Mitteilungen an Geschäftspartner bedarf, sondern auch ihre Länge bzw. beim Identifikationscode auch die Umstellung von numerisch auf alphanumerisch, geht es in der Software um andere Datensatz-Felder.

Das hat sich verändert
Die IBAN ist ein 22 (D) bis 34 stelliger Nummerncode, der sich aus der Länderkennung, der ehemaligen Bankleitzahl und der Kontonummer zusammensetzt.

Das ist zu tun

Bankverbindung mitteilen
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geschäftspartner Ihre neuen Bankverbindungen rechtzeitig erhalten: Weisen Sie in Ihrer Korrespondenz darauf hin. Ggfs muss, wenn Ihre Bankverbindungen auf dem Briefpapier stehen, neues Briefpapier gedruckt werden.

Bankverbindungen konvertieren
Die bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Geschäftspartner müssen konvertiert werden.

Haben Sie nur wenige Verbindungen umzustellen, konvertieren Sie die Daten einzeln. Einen IBAN-Konverter finden Sie z.B. hier https://www.iban.de/iban-berechnen.html

Für den Fall, dass Sie viele Daten umstellen müssen, können Sie den Dienst des Bankverlages in Anspruch nehmen, der zur automatischen Datenkonvertierung ein IBAN-Service-Portal für in Deutschland ansässige Banken eingerichtet hat. Der Service kostet pro eingereichter Datei (bis 100.000 Datensätze) 16,50 EUR: https://www.ibanserviceportal.de

Prüfen der Bankverbindung
Senden Sie Ihren Geschäftspartnern die auf diese Weise ermittelten/errechneten Bankdaten mit der Bitte um Prüfung.

Das muss die Software ermöglichen bzw. in ihr umgestellt werden

Eigene Stammdaten ändern
Zunächst müssen Sie Ihre eigenen Stammdaten, also Ihre Bankverbindungen ändern (auch notwendig für den korrekten Eindruck auf Rechnungsformularen etc.).

Formularwesen umstellen
Überall dort, wo auf Ihre Bankdaten Bezug genommen wird, müssen diese geändert werden: Textbausteine für Rechnungen, Mahnungen etc., Vorlagen für die Druckausgabe (auch PDF—Brief-Vorlagen), Vorlagen für den Ausdruck von Überweisungsträgern.

Bankdaten der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter umstellen
Zunächst muss Ihre Software neue Felder für die neuen Nummern zur Verfügung stellen. Die alten reichen hier nicht aus, schon aufgrund begrenzter Feldlängen oder der begrenzten Aufnahme von numerischem Inhalt.

Wenn Ihre Agentursoftware keinen eigenen Konverter zur Verfügung stellt, muss sie den Export der alten Daten wie auch den Import der konvertierten Bankverbindungen ermöglichen.

Software-Plus-Funktionen

Idealerweise verfügt die Software über eigene Funktionen zur Konvertierung der Bankdaten. Wenn nicht, sollte o.g. Import in eine eigene Tabelle oder Modul erfolgen, in dem die Bankverbindungen gespeichert und überprüft werden können. Das ist eine nicht unbedeutende Option, falls die alte Kontonummer oder BLZ nicht korrekt war und auch, falls sich das SEPA-Format nochmals ändert. Hier könnte ein Feld/Spalte auch auf mögliche Fehler hinweisen (wenn z.B. bereits die Ausgangsdaten fehlerhaft waren) und eine Überarbeitung der Daten ermöglichen.

Ein weiteres schönes Feature böte eine Software, wenn sie ein Schreiben bzw. eine Email automatisiert aus der Software an Ihre Kunden erstellen bzw. versenden könnte mit der Bitte um Prüfung der erstellten Bankverbindung.

Wenn Ihre Software bereits über die Möglichkeit verfügt(e), Einzugsermächtigungen und Abbuchungen zu erstellen, sollte sie jetzt die Funktionalität bieten, diese in SEPA-Lastschriften umzuwandeln (siehe C. Änderungen im Lastschriftverfahren).
Besonders Userfreundlich wäre die Bereitstellung eines Assistenten, der Sie durch alle notwendigen Änderungen begleitet und diese in der Software umsetzt.

B. Änderungen im Überweisungs-und Zahlungsverkehr

Nicht nur durch die geänderten Leitzahlen verändert sich einiges im Zahlungsverkehr, das berücksichtigt werden muss. So gibt es in Zukunft keine DTAUS-Dateien mehr und auch die Vorlaufzeiten für Überweisungen haben sich geändert.

Das hat sich verändert
Mit der SEPA-Umstellung verändern sich viele gewohnte Verfahren im Zahlungsverkehr. Das betrifft möglicherweise die Vorlaufzeiten der Bank bis zur Wertstellung, die Akzeptanz von Sammelüberweisungen mit Begleitzettel und die Übermittlung Ihrer Zahlungsaufträge per DTAUS.

Das ist zu tun

Dadurch, dass die Banken (wenn Sie nicht am COR-1-Verfahren – innerdeutscher Zahlungsverkehr ohne Vorlaufzeit – teilnehmen) mehr Zeit bis zur Wertstellung benötigen und es darüberhinaus in Zukunft keine papierhaften Sammelüberweisungen mehr geben wird, müssen möglicherweise die Zahlungsprozesse intern umgestellt werden, gerade auch im Hinblick auf die Gehälter. Das gilt auch für die Übermittlung von Sammelüberweisungen mit Begleitzettel (DATEV). Hier sind Klärungen mit Ihrer Hausbank angesagt.

Das muss die Software ermöglichen bzw. in ihr umgestellt werden

Korrekte Übergabe der Überweisungsdaten
In Zukunft gibt es einheitliche Überweisungsformulare für in- und ausländische Zahlungen. Falls Sie aus Ihrer Software Überweisungsträger ausdrucken oder am Online-Banking teilnehmen, muss die korrekte Übergabe der Zahlungsinformationen an das Rechnungswesen gewährleistet sein.

Änderung von DTAUS zu XML
Durch die Einstellung des DTAUS-Verfahrens muss die Software für die Übermittlung der Zahlungsaufträge nun eine XML-Datei zur Verfügung stellen. Falls dies Ihre Software nicht kann, müssen Sie evtl. selbst umwandeln. Hier gibt es Software-Tools: easydta für Windows und intex für den Mac, Hilfe gibt es auch bei ex-sepa.

Software-Plus-Funktionen

Einstellung von SEPA-Zahlungsverkehr-Daten in den Stammdaten Ihrer Bankverbindung:
Günstig ist, wenn Sie in der Software bei den Stammdaten zum SEPA-Zahlungsverkehr die Informationen Ihrer Bank(en) eintragen können:

  • Sind z.B. Sammeltransaktionen möglich;
  • welche Vorlauffristen in Arbeitstagen vor Bankbuchung sind notwendig;
  • bis wann müssen die Daten eingereicht werden,um eine Ausführung am gleichen Tag zu erreichen.

Ein zusätzliches Feature wäre die grundsätzliche Möglichkeit, beim Kundendatensatz hinterlegen zu können, welche Ihrer eigenen Bankverbindungen für diesen Kunden/Geschäftsbereich genutzt wird (falls Sie mehrere Bankverbindungen haben).

C. Änderungen im Lastschriftverfahren

Die gravierendsten Veränderungen gibt es im Lastschriftverfahren – wichtig für Agenturen, die wiederkehrende Zahlungen Ihrer Kunden, z.B. Hostingservices über Lastschriften einziehen.

Das hat sich verändert
Die bisherige Einzugsermächtigung wird durch das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt und muss bestimmte Angaben enthalten:

  • die Bezeichnung des Zahlungsempfängers,
  • dessen Gläubiger-Identifikationsnummer,
  • eine Angabe, ob es sich bei der Zahlung um eine einmalige oder eine wiederkehrende Zahlung handelt,
  • den Namen des Kunden,
  • die Bezeichnung der Bank des Kunden sowie
  • seine Kundenkennung.

Das ist zu tun

Gläubiger-ID beantragen
Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird bei der Bundesbank beantragt. Unterstützung finden Sie mit dem 10-Schritte-Check.

Liste mit Einzugsermächtigungen erstellen
Erstellen Sie eine Liste Ihrer Lastschriftverfahren, um zu erkennen bei welchen Kunden Sie im Lastschrift- oder Abbuchungsverfahren Rechnungsbeträge einziehen.

Für die SEPA-Lastschriften benötigen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat, wofür Einverständniserklärungen in schriftlicher Form mit Datum und Unterschrift vorliegen müssen. Liegt diese nicht vor (z.B. bei Abbuchungsaufträgen), muss sie eingeholt werden. Die schriftlichen Einzugsermächtigungen bzw. SEPA-Lastschriftmandate müssen revisionssicher aufbewahrt werden.

Bankgespräch
Klären Sie mit der Bank Einreichungsfristen und die Vereinbarungen zu Erst- und Folgelastschriften

Pre-Notification
Jede SEPA-Lastschrift muss dem Kunden mit einer Vorabankündigung – bei einer Erstlastschrift 14 Kalendertage vor der Ausführung – angezeigt werden. (Eine Verkürzung der Frist ist über Festschreibung in den AGB möglich.) Die Pre-Notification kann auf der Rechnung vermerkt werden.
Bei Folgelastschriften ist diese Ankündigung nicht nötig, wenn der Kunde grundsätzlich über Beiträge und Einzugstermine informiert wurde.Auch die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren muss den Kunden angezeigt werden, die Information muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz-Nr. enthalten und kann auch per Email erfolgen.

Mandatsreferenz-Nummer vergeben
Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Beide müssen bei jeder SEPA-Lastschrift übergeben werden. Wenn Sie in der Agentur eindeutige Kundennummer vergeben haben und auch keine zwei unterschiedlichen Mandate eines Kunden existieren, dann kann die Kundennummer die Mandatsreferenz sein.

Wichtig: Eine Mandatsreferenz verliert Ihre Gültigkeit, wenn auf ihrer Basis für 36 Monate kein Einzug erfolgt ist. Soll danach wieder eingezogen werden, ist eine neue Mandatsreferenz erforderlich. Dies macht eine Ergänzung zur Kundennummer sinnvoll.

Das muss die Software ermöglichen bzw. in ihr umgestellt werden

Gläubiger-ID in den Stammdaten hinterlegen
Ihre Gläubiger-ID muss in den Stammdaten der Software hinterlegt werden können.

Verwaltung der Mandatsreferenz-Nummern
Um die Gültigkeit der Mandatsreferenz prüfen zu können, sind zu jeder Referenz zwei Datumsangaben notwendig: Das „Erstellungsdatum” für die erste Verwendung und das „letzte Verwendungsdatum” für die wiederholte Ausführung. Das Erstellungsdatum muss, je nach den Vorgaben Ihrer Bank, mindestens fünf Tage vor dem ersten Einzug liegen.

Die Software muss Ihnen den Überblick über Ihre Mandate ermöglichen; gerade dann, wenn (beispielsweise bei einem Kontowechsel) eine neue Mandatsreferenz erzeugt werden muss.

Günstig ist, wenn diese SEPA-Mandatsverwaltung in einer eigenen Tabelle/Modul stattfindet. Hier könnten dann auch – falls notwendig – mehrere Mandatsreferenz-Nummern für einen Kunden verwaltet werden. Ist dies der Fall, sollte es möglich sein, die aktuelle zu kennzeichnen.

Unter „Lastschriftart“ muss eingestellt werden können, ob Sie die Lastschrift unter dieser Mandatsnummer einmalig, zum ersten oder letzten Mal oder wiederkehrend einziehen. Die Auswahl hier sollte sich dann auf die Vorschau des Wertstellungsdatums und damit auf die verbleibenden Tage bis zur Wertstellung auswirken, das Datum also berechnet werden (siehe unterschiedliche Vorlaufzeiten bei der Bank).

Korrekte Übergabe der Lastschriftinformationen
Schließlich muss die Software für die korrekte Übergabe aller Informationen im Lastschrift-Verkehr sorgen. Hierfür muss die Software eigenen Dateien für erste und Folge-Basislastschriften sowie für Firmenlastschriften im XML-Format (siehe oben) erstellen, die dann an die Bank gesendet bzw. in das Online-Banking-Programm importiert werden können, bzw. direkt an die Bank übertragen, wenn die Software über eigenes Online-Banking verfügt.

Für den Export sollte es möglich sein, in der Software das Verzeichnis/den Ordner bestimmen zu können, in dem die Dateien abgelegt werden.

Vorabinformation versenden
Für die Vorabinformation an die Kunden zur Ankündigung der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren wäre es ein schönes Feature, wenn das Schreiben bzw. die Email automatisiert aus der Software erstellt bzw. versendet werden könnte, das die neuen Bankverbindungen und das Datum der Umstellung auf SEPA enthält.

Software-Plus-Funktionen

Konnte Ihre Software bereits Einzugsermächtigungen verwalten bzw. war bei den Kundenstammdaten die Zahlungsart des Kunden wählbar, sollte die Software nun diese in entsprechende SEPA-Mandate umwandeln:

  • Umstellung einer Einzugsermächtigung auf SEPA-Basislastschrift, einer Abbuchung auf eine SEPA-Firmenlastschrift.
  • In der (zusätzlichen) Mandatsverwaltung einstellbar: Referenznummer, Ausstellungsdatum, Verwendung (einmalig, wiederkehrend), aktiv?, gültig?, Gültigkeit des Mandats (Datum bis wann).
  • Direkter Zugriff auf diese Zahlungskonditionen und die Mandatsreferenznummer beim Erstellen der Rechnung(en).
  • Erstellung von SEPA-Firmenlastschrift-Mandaten mit entsprechenden Texten zum Versand an den Kunden, für die Mandate, die vom Kunden nochmals unterschrieben werden müssen (und evtl. autom. Erstellung für alle, bei denen „nicht gültig“ in der Mandatsverwaltung angegeben worden ist.

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