Kalender in Agentursoftware

Was erwartet Sie hier? Agentursoftware bietet viele Funktionen. Meist ist ein Kalender dabei. Was genau leisten diese Funktionen? Ist Datenaustausch mit externen Kalendern (Outlook, iCal u.a.) vorgesehen? Hier erhalten Sie direkte Antworten von 13 Anbietern aus dem Segment Full Service. Alle Auskünfte sind vom September 2019.

Ende September 2019 haben wir insgesamt 28 Anbieter von Full Service-Agentursoftware angeschrieben und ihnen Fragen zur Kalender-Funktion gestellt. Hier finden Sie die Antworten von 13 Anbietern. Sie haben sich die Mühe gemacht, uns teilweise sehr ausführlich zu erläutern, was ihre Software kann.

Von den Organisationshilfen einer Agentursoftware, die die Effektivität des Tagesgeschäfts erhöhen, ist der Kalender scheinbar eine der unverzichtbaren. Das sehen viele Anbieter auch so und haben ihre Kalenderfunktionen teils sehr üppig ausgestattet. Es gibt alles von der einfachen Einbindung externer Kalender (iCal, Outlook) bis hin zu ausgetüftelten Lösungen mit Zugang aus verschiedenen Programm-Modulen mit unterschiedlichen Rechten und Ansichten.

Unsere Fragen:
Wenn ihre Software eine Kalender-Funktion hat, was kann diese genau?

  1. Ist es ein reiner Terminkalender oder werden auch Projekttermine abgebildet?
  2. Können Termine mit anderen Systemen und Formaten geteilt werden (ical, calDAV, Outlook etc.), mit anderen Worten: gibt es Schnittstellen zu diesen (welche)?
  3. Ist der Kalender auch mobil einsetzbar (App)? Ist eine offline-Nutzung möglich?
  4. Wie werden persönliche Abwesenheitstermine im Gruppenkalender dargestellt bzw. werden die Gründe (krank etc.) ausgeblendet (=> DSGVO) inkl. Kennzeichnung privater und geschäftlicher Termine?
  5. Kalender mit Wochen-/Montagsansicht für Einzelne und Teams?
  6. Gibt es eine Erinnerungsfunktionen/auch Warnmeldungen bei Deadlines?
  7. Können Serientermine angelegt werden?
  8. Ihre Anmerkungen

Die Antworten der Software-Anbieter

Active.AGENCY

Auskunft von Steffen Krüger, Geschäftsführer von Act.VERTISE GmbH

  1. Die Ansicht kann sowohl nur ein Terminkalender sein oder Projektkalender oder auch ein indviduelle zusammengestellter Kalender a) Persönlicher Kalender b) Projektkalender mit Ereignissen aus einem Projekt (Besprechungstermine, Termin usw wie auch Ereignisse des Projektes (Rechnung erstellt usw.)
  2. Ja können Sie. Am meisten wird Outlook verwendet (Terminabgleich) Aber auch ical claDAV und Googlekalender werden unterstützt.
  3. Nein leider nicht. Jedoch über Outlook findet eine vollkommende Syncronisation statt
  4. Der Anwender kann entscheiden ob es eine persönlicher und geschäftlicher Termin ist. Termin wie Urlaub, Krank sind nur ohne Begründung sichtbar (außer man besitzt die entsprechende Rechte (z.B. Personalabteilung))
  5. Ja
  6. Ja a) aktiv im Programm (wenn es läuft) b) per Email (wenn gewünscht) c) per Chat
  7. Ja

ConAktiv

Auskunft erteilte uns Ladislava Hör von der Connectivity GmbH

  1. ConAktiv beinhaltet umfangreiche Funktionen der Termin & Kapazitätsplanung: Termine, Fixtermine, Aufgabentermine, Urlaub, Privattermine, Feiertagskalender, Projekttermine, Zuordnung von Mitarbeitern, Einsatztermine, Fertigstellungsgrad. Individuelle Terminübersichten/Kalender für Mitarbeiter, Projekte, Auslastungsübersicht uvm. Mit Conaktiv kann man Terminarten sowie Gruppen individuell definieren und in individuellen Ansichten darstellen.
  2. Ja. CalDAV-Schnittstelle, Exchange Server (ab ConAktiv Version17)
  3. Mobil einsetzbar: Ja, Offline: nein
  4. Terminarten und Ansichten können je Gruppe/Mitarbeiter individuell definiert und dargestellt und auch ausgeblendet werden (gilt selbstverständlich auch für “krank” oder “private” Termine)
  5. Ja
  6. Ja
  7. Ja

easyJOB

Antwort von Henrike Krabbenhöft, Leitung Marketing bei der Because Software AG

In easyJOB stehen umfangreiche Kalenderfunktionen zur Verfügung. Je nach Anwendungsbereich bzw. Einsatzgebiet gibt es verschiedene Kalendertypen mit einer eigenen Funktionalität und Optik.

Bei der Erfassung von Aufgaben und Terminen ist die Auswahl einer Referenz z.B. Kunde, Adresse, Job usw. möglich. Nach dieser Zuordnung wird der Termin/die Aufgabe mit der Referenz im Kalender angezeigt. Dies kann wahlweise ein Mitarbeiter-, Gruppen- oder Projektkalender sein, je nachdem, welche Selektion Sie im Suchassistent treffen.

Umfangreiche Timings sind am Projekt hinterlegbar und werden im Kalender, als Aufgaben-/Terminliste oder auch als Gantt-Darstellung angezeigt.

Können Termine mit anderen Systemen und Formaten geteilt werden (ical, calDAV, Outlook etc.), mit anderen Worten: gibt es Schnittstellen zu diesen (Welche)?

Das Modul iCal veröffentlicht aus easyJOB heraus persönliche Kalender. Damit können die easyJOB-Termine von allen modernen Kalenderprogrammen wie z.B. Outlook, Vista Kalender, Mac iCal oder Thunderbird lesend eingebunden werden. Mit dem Zusatzmodul Termin-Abo 365/Exchange werden Exchange-Termine und -Aufgaben auch in easyJOB anzeigt.

Ist der Kalender auch mobil einsetzbar (App)? Ist eine offline-Nutzung möglich?

Wir haben für easyJOB eine App für Termine und Aufgaben entwickelt. Sie ermöglicht die Terminverwaltung ganz einfach vom Smartphone oder Tablet aus. Bestehende easyJOB-Termine und -Aufgaben werden abgefragt und neue Termine und Aufgaben können direkt über die App angelegt werden. Eine offline-Nutzung ist derzeit nicht möglich. Ab Version 5.20 kann die App über die App Stores bezogen werden, lokale Kalender sind dann integrierbar.

easyJOB_Kalender 1

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Wie werden pers. Abwesenheitstermine im Gruppenkalender dargestellt bzw. werden die Gründe (krank etc.) ausgeblendet (=> DSGVO) inkl. Kennzeichnung privater und geschäftlicher Termine?

Es sind individuelle Terminarten konfigurierbar, die z.B. neutral mit „Abwesenheit“ benannt werden können. Über das Setzen von Kennzeichen (St=automatische Stundenschreibung) und (Kr=krank) werden bei Auswahl dieser Terminart automatisch die Stunden erfasst und in Auswertungen diese Zeiten als „krank“ angezeigt.

Beim Anlegen einer Terminart kann definiert werden, für wen diese sichtbar und von wem diese bearbeitbar ist. So kann zum Beispiel eingestellt werden, dass ein privater Termin zwar im Gruppenkalender angezeigt wird, aber seine Inhalte nur für den Ersteller sichtbar sind und auch nur von diesem bearbeitet werden dürfen.

Kalender mit Wochen-/Montagsansicht für Einzelne und Teams?

In easyJOB gibt es sehr umfangreiche Selektionsmöglichkeiten. Im Suchassistent wählen Sie aus, für wen der Kalender angezeigt werden soll, z.B. Abteilung, Gruppe, Kunde, Job etc. Die Ansicht kann flexibel eingestellt werden. Zeiträume zwischen einem Tag und drei Monaten sind möglich. Die Wochenenden sind nach Belieben ein- oder ausblendbar.

Gibt es eine Erinnerungsfunktionen/auch Warnmeldungen bei Deadlines?

Deadlines können an der Aufgabe hinterlegt werden. Im Widget Todo-7-Tage auf der Startseite sind alle anstehenden Aufgaben sichtbar und die Deadlines farbig markiert. Auch im Kalender und der Aufgaben-/Terminliste werden die Deadlines angezeigt, eine Selektion nach fälligen Deadlines ist möglich. Ein Reminder kann für anstehende Termine und Aufgaben gesetzt werden. Sie können einstellen, wer wann automatisch benachrichtigt wird. Es sind auch automatisierte Benachrichtigungen über sogenannte Jobassistenten individuell konfigurierbar.

Können Serientermine angelegt werden?

Ja, easyJOB verfügt über eine Funktion, um Serientermine anzulegen. Zeitraum und Intervall können flexibel eingestellt werden.


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