Agentursoftware vergleichen

 

Software für die Verwaltung von Agenturen gibt es in schier endloser Zahl. Von der Kundenbetreuung über das Projektmanagement bis zu Faktura und Buchhaltung bieten Ihnen zahlreiche Anbieter an, die einzelnen Arbeitsschritte zu vereinfachen und zu beschleunigen.  Wie sollen Agenturen in diesem Dschungel die Software finden, welche die an sie zu übertragenden Aufgaben zur Zufriedenheit löst, richtig gut funktioniert, bezahlbar ist und einfach zur Agentur passt?

Jede Agentur kommt früher oder später an den Punkt, zumindest einen Teil der zahlreichen (administrativen) Prozesse in der Agenturen digital umzusetzen.

In der Regel geht es darum

  • Kundeninformationen und Dokumente der Auftragsabwicklung an einem zentralen Ort sammeln zu können und im ständigen Zugriff zu haben,
  • die interne und externe Kommunikation einfach abzuwickeln,
  • sich schneller über den Stand der laufenden und auch in der Pipeline befindlichen Jobs informieren zu können,
  • zu wissen wer eigentlich gerade an was arbeitet und welche Ressourcen (noch) zur Verfügung stehen,
  • mehr Überblick über den eigenen Aufwand pro Job und Kunde zu erhalten,
  • Controlling einfacher, also nicht mehr über wiederholte Eingaben in Tabellen, zu gestalten.

Teilweise geht es auch um übergreifende Themen wie Mehrfacherfassung von Daten, die Einhaltung von Compliance Richtlinien, die Notwendigkeit mobilen Arbeitens.

Hat sich eine Agentur entschieden den Weg zu gehen und macht sich auf die Suche nach einem oder mehreren geeigneten Produkt(en) für Jobabwicklung und -controlling, ist dies nicht nur für kleinere Agenturen eine Hürde, die schwer zu nehmen ist. Wer nicht nur auf vage Empfehlungen hin agiert, investiert in die Produktrecherche sehr, sehr viel Arbeit: Welche Aufgaben sollten zukünftig digital umgesetzt werden? In welcher Tiefe? Soll es eine all-in-one-Lösung sein oder besser auf einzelne spezialisierte Tools gesetzt werden? Welche Produkte gibt es überhaupt? Was kann welche Lösung genau? Welche Software passt zu uns?

Es stellt eine hohe Anforderung an die Verantwortlichen der Agentur dar, neben dem Alltagsgeschäft die Zeit zu investieren,

  • um die Erwartungen an eine solche Software zu formulieren,
  • ausführliche Produktrecherche zu betreiben,
  • die richtige Software auszuwählen und
  • die gesamte Einführung der Software so umzusetzen, dass am Ende dieses Prozesses die damit verbundenen Ziele erreicht sind und sich die Investition gelohnt hat.

Deshalb kann es eine gute Form der Vorbereitung auf das Projekt sein, als Ideengeber schon einmal einen Blick auf die Produkte zu werfen. Dies kann sehr gut über Portale funktionieren, die Software-Angebote listen und darstellen; die zeigen, welche Produkte es überhaupt gibt. Auch die Beschreibungen von Auswahlverfahren, denen sich Agentur-Kollegen „unterzogen“ haben, können eine gute Vorbereitung für den eigenen Prozess sein.

Wie gesagt: Als Vorbereitung.

Ob dies als alleiniger Weg sinnvoll ist, wage ich zu bezweifeln. Im Dschungel – um bei obiger Analogie zu bleiben – hilft Ihnen nicht unbedingt das Wissen, wie ANDERE aus ihm herausgefunden haben. Es ist Ihnen ja nicht bekannt, ob andere Dschungel-Durchquerer an der gleichen Stelle gestartet sind, an der Sie jetzt stehen. Auch, ob das Ziel das Gleiche ist, wissen Sie nicht wirklich. Und so hilft nur ein guter Kompass und ein erfahrener Scout.